T Sekai Bonsai is een handelsmerk van Yrkie Teulinghx, met maatschappelijke zetel te Brecht, Vlierbeslaan 20 en ingeschreven in het KBO onder nr. BE0747 734 495 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring.
Inleiding:
T Sekai Bonsai respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat u uw persoonsgegevens aan ons kunt toevertrouwen. Persoonsgegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met de Belgische Wet betreffende de bescherming van persoonsgegevens en de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna, “GDPR-Verordening).
We willen u zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw privacyrechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
1. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring:
Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en diensten, alsook op persoonsgegevens van derden die wij dienen te verwerken voor de uitvoering van onze overeenkomst.
Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze kantoren, onze website, onze nieuwsbrief, of op elke andere wijze wanneer u gebruik, maakt van onze producten of diensten.
De persoonsgegevens van onze ex-klanten of prospecten trachten wij eveneens zo goed en zorgvuldig mogelijk te verwerken en te beveiligen, conform deze privacyverklaring.
2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?
a. Definitie
Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.
Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van zakelijke klanten is enkel aan de orde indien de zakelijke klant een natuurlijke persoon is, of, indien de zakelijke klant een rechtspersoon is, dan geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de zakelijke klant verwerken.
b. Verwerkingsverantwoordelijke
Yrkie Teulinghx is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens. Dit betekent dat T Sekai Bonsai het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststelt.
3. Verzamelen persoonsgegevens
a. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens
We verwerken de persoonsgegevens die u ons zelf geeft.
U kunt op verschillende momenten en naar aanleiding van verschillende situaties ervoor kiezen om uw persoonsgegevens aan ons door te geven. Zo kunt u aan ons gegevens bezorgen wanneer u met ons wil communiceren, inlichtingen aan ons vraagt, met ons telefoneert, wanneer er een document, een overeenkomst, ... dient te worden opgesteld. Wanneer u bij ons wilt komen werken geeft u ons misschien inzicht in uw persoonsgegevens. Kortom steeds wanneer u met ons in contact komt.
Heel vaak zullen wij uw toestemming vragen om deze gegevens te mogen verwerken, maar niet altijd.
Soms moeten wij persoonsgegevens verwerken louter uit noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met elkaar hebben, of moeten wij persoonsgegeven verwerken vanuit een wettelijke verplichting (bv antiwitwaswetgeving)
b. Welke gegevens verwerken wij van u?
Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:
• Identificatiegegevens, zoals onder andere: naam, adres, nationaliteit, geslacht, e-mail, telefoonnummer ...
• Financiële gegevens, zoals onder andere: rekeningnummer(s), betaalgedrag, uitkeringen, verzekeringen, subsidies ..;
• Elektronische gegevens, zoals onder andere: IP-adres, locatie, .....
• Sociale, maatschappelijke en werk gerelateerde gegevens, zoals onder andere: functie, job historiek, vergunningen, diploma’s.
4. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:
a. Proportioneel en noodzakelijk karakter van de verwerking
Wij verwerken w persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, maar telkens verwerken wij enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te realiseren.
Zo is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor volgende doelen:
- in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract;
- in het kader van op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid of buitenlandse overheden, in uitvoering van wettelijke of reglementaire verplichtingen, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang, ...(vb. in het kader van de toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van
contanten);
- het implementeren van marketingstrategieën (vb. het verzenden van nieuwsbrieven).
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht niet naar behoren uitvoeren.
Is het verwerken van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze redenen, dan zullen wij steeds uw toestemming vragen om uw gegevens te mogen verwerken.
b. Doel verwerking persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens zullen door ons worden verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomst met onze partners en teneinde u inhoudelijk advies te kunnen verstrekken, met het oog op de uitvoering van de taken die haar door u of krachtens de wet zijn opgedragen, alsook met het oog op het beheer van onze relatie met u, met inbegrip van elke communicatie om u op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen ( met inbegrip van het uitvoeren van activiteiten gericht op de uitbreiding van het klantenbestand en marketingdoeleinden)
Uw persoonsgegevens kunnen met inachtneming van de omstandigheden en op geanonimiseerde basis, mogelijk ook gebruikt worden voor verwerking in publicaties.
Voor dezelfde doeleinden kunnen uw gegevens worden overgemaakt aan medewerkers die op zelfstandige basis binnen ons bedrijf actief zijn, alsook aan de door ons nauwkeurig geselecteerde correspondenten die kunnen ingeschakeld worden in de behandeling van uw dossier en onderworpen zijn aan eenzelfde beroepsgeheim en vertrouwelijkheidsverplichting.
5. Hoe we uw persoonsgegevens beveiligen
a. Principe
Wij willen uw persoonsgegevens beschermen en de nauwkeurigheid ervan handhaven. Daarom implementeren wij naar redelijkheid alle fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.
Ook van onze leveranciers verlangen we dat ze dergelijke gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.
b. Organisatorische maatregelen
Ons personeel en medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met de vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij uw belangen voorop staan. Ons personeel en medewerkers wordt enkel toegang verleend tot uw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben hun taken naar behoren uit te voeren.
c. Technische maatregelen
Wij gebruiken allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang te beschermen, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, firewalls, antivirus...
Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan word u als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.
6. Doorgeven persoonsgegevens
Datatransfers.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder uw toestemming en we geven ze niet
door aan derden tenzij:
• Er een wettelijke verplichting is.
• Wij kunnen de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid,
of zelf op eigen initiatief indien we te goeder trouw van oordeel zijn dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van ons kantoor, van u of van onze website te verdedigen en/ of te beschermen.
• Aan onze rechtsopvolgers en andere bedrijven in onze groep voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacy beleid, om u op bijvoorbeeld op de hoogte te brengen van de producten en diensten van de gehele groep. In geval van wanbetaling kunnen we ook uw betalingsgewoonte doorgeven om de gerechtvaardigde belangen van onze groep te beschermen. De ondernemingen binnen de groep kwalificeren in deze context als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.
• Die nodig is voor onze dienstverlening. Sommige van onze databanken maken we toegankelijk voor derde partijen die werken in onze opdracht en die ons bijstaan bij het leveren van onze producten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan onze zelfstandige medewerkers, een IT-bedrijf dat ons netwerk onderhoudt. De doorgifte van persoonsgegevens gebeurt enkel voor die doeleinden waarvoor T Sekai Bonsai deze gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die wij nodig hebben voor het uitoefenen van onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen;
• U ons daar toelating voor geeft.
• Indien wij in andere situaties persoonsgegevens aan derden zouden geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar het wettelijk vereist is, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming.
7. Uw privacyrechten en hoe u deze kan uitoefenen
A. Overzicht van uw rechten
a. Recht van inzage
U hebt het recht om op ieder ogenblik van T Sekai Bonsai te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:
• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
• indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• het bestaan van uw privacy-rechten;
• het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen en
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
U hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm.
T Sekai Bonsai kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die u vraagt.
b. Recht verbetering persoonsgegevens
U hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.
Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van uw e-mailadres of een vernieuwing van uw identiteitskaart.
c. Recht op wissen van u persoonsgegevens
U hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:
• uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door T Sekai Bonsai;
• u trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door ;
• uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
• uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.
Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.
d. Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:
• u betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
• zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
e. Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (‘data portability’)
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).
Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht:
• u kan verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm; en
• u kan verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat u voor de doorgifte opgeeft. heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.
f. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
U hebt het recht om op grond van uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van of in kader van het algemeen belang. zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van u óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).
B. praktisch: hoe uit te oefenen
a. Tot wie moet u zich richten
Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u daarvoor een schriftelijke vraag richten tot T Sekai Bonsai, De Romboutweg 142, 2930 Brasschaat en op het e-mailadres info at T Sekai Bonsai punt be.
b. Zijn er kosten aan verbonden?
U kan uw privacyrechten gratis uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) u een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.
c. In welk format ontvangt u antwoord?
Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij u verzoekt dit anders te ontvangen. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.
d. Wanneer ontvangt u een antwoord?
Wij reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij u hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.
8. Bewaren van uw persoonsgegevens?
Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om uw facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden)
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.
9. Wijziging privacybeleid
Dit privacy beleid kan van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe marktomstandigheden of omdat we nieuwe activiteiten uitvoeren.
Wij zullen u voorafgaandelijk informeren over de inhoudelijke wijzingen en toestemming vragen voor onze nieuwe verwerkingsactiviteiten wanneer de wetgever dit noodzakelijk acht.
10. Gegevensbeschermingsautoriteit
Wij willen u er tevens op wijzen dat u in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
11. Geschillenregeling
Onze privacyverklaring en -beleid wordt beheerst door het Belgische recht.
Ieder geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvering van voorliggende privacyverklaring zal onderworpen worden aan het Belgische recht en behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied waarbinnen T Sekai Bonsai haar zetel heeft.